Die Lohnbuchhaltung ist ein zentrales Element der Personalverwaltung und erfordert hohe Genauigkeit, aktuelle Fachkenntnisse und eine strukturierte Arbeitsweise. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, welche Aufgaben zur laufenden Lohnbuchhaltung gehören, was eine korrekte Entgeltabrechnung beinhalten muss und worauf Unternehmen besonders achten sollten. 

 
Was gehört zur Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung beginnt mit der systematischen Erfassung aller relevanten Personaldaten. Dazu zählen Stammdaten, Arbeitszeiten, Urlaubstage und mögliche Abwesenheiten wie Krankheit. Auf dieser Basis wird die Lohnabrechnung erstellt – für jeden Mitarbeiter individuell. 

Zu den typischen Aufgaben gehören: 

1. Lohnabrechnung erstellen:

   Monatlich müssen die Bruttolöhne berechnet und alle Abzüge für Lohnsteuer, Kirchensteuer und Sozialversicherung korrekt erfasst werden. 

2. Meldungen an Behörden:

   Die Daten werden digital an Krankenkassen, Finanzämter und weitere Stellen übermittelt. Das sogenannte SV-Meldewesen ist verpflichtend. 

3. Erstellung von Bescheinigungen:

   Arbeitsbescheinigungen, Entgeltbescheinigungen und elektronische Lohnsteuerbescheinigungen sind regelmäßig zu erstellen. 

4. Führung von Lohnkonten:

   Für jeden Mitarbeiter wird ein Lohnkonto geführt, das alle Abrechnungsdaten und Zahlungen dokumentiert. 

5. Digitale Archivierung:

   GoBD-konforme Aufbewahrung aller lohnrelevanten Unterlagen ist Pflicht. 
    

Rechtliche Anforderungen in der Lohnbuchhaltung

Neben der reinen Abrechnung müssen auch rechtliche Pflichten erfüllt werden: 

• Datenschutz:

  Die Entgeltabrechnung enthält sensible personenbezogene Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese DSGVO-konform verarbeitet werden. 

• Einhaltung von Fristen:

  Abgaben müssen termingerecht gemeldet und überwiesen werden. Versäumnisse können zu Strafzahlungen führen. 

• GoBD-Konformität:

  Die digitale Buchhaltung muss nachvollziehbar und prüfungssicher sein. 
   

Wie kann ein Buchhaltungsbüro unterstützen?

Ein professionelles Buchhaltungsbüro übernimmt die komplette laufende Lohnbuchhaltung – von der Erstellung der Lohnabrechnung bis zur Kommunikation mit den Sozialversicherungsträgern. Auch komplexe Anforderungen wie Kurzarbeit, betriebliche Altersvorsorge oder steuerfreie Sachzuwendungen können korrekt verarbeitet werden. 
 
Digitale Tools wie ADDISON OneClick ermöglichen zusätzlich die sichere Bereitstellung der Lohnabrechnung für Mitarbeitende. Über eine Mitarbeiter-App können Stammdaten gepflegt und Abrechnungen eingesehen werden – papierlos und effizient. 
 

Fazit:

Die Lohnbuchhaltung ist ein komplexer Bereich mit zahlreichen Aufgaben und rechtlichen Anforderungen. Wer als Unternehmer rechtssicher abrechnen und gleichzeitig Zeit sparen möchte, sollte die laufende Lohnbuchhaltung an erfahrene Dienstleister auslagern. So stellen Sie sicher, dass Ihre Entgeltabrechnung korrekt, pünktlich und DSGVO-konform erfolgt.