Für eine Prüfung der Lohnbuchhaltung brauchen Sie im Kern fünf Dinge: Lohnkonten, Entgeltabrechnungen, Arbeitsverträge, Arbeitszeitaufzeichnungen und die Beitragsnachweise zur Sozialversicherung. Wichtig zu wissen: Es gibt zwei verschiedene Prüfungen – die Betriebsprüfung der Deutschen Rentenversicherung (Sozialabgaben) und die Lohnsteuer-Außenprüfung des Finanzamts. Beide kündigen sich vorher an.

Zwei Prüfungen, zwei Prüfer

Wer bei Ihnen erscheint, hängt davon ab, worum es geht:

In der Praxis überschneiden sich die Themen: Ein falsch behandelter geldwerter Vorteil betrifft beide Seiten – Steuer und Beitrag.

Diese Unterlagen sollten bereitliegen

Stellen Sie die Unterlagen vollständig und für den geprüften Zeitraum zusammen:

• Lohnkonten und Entgeltabrechnungen aller Beschäftigten

• Arbeitsverträge, Zusätze und Änderungen

• Arbeitszeitaufzeichnungen, besonders bei Minijobs und Mindestlohnbereich

• Beitragsnachweise und Meldungen zur Sozialversicherung

• Urlaubs- und Krankheitslisten, Entgeltfortzahlungsnachweise

• Unterlagen zu geldwerten Vorteilen: Dienstwagen samt Fahrtenbuch, Sachbezüge, Tankgutscheine, Jobticket

• Betriebliche Altersvorsorge, Zuschüsse und Vereinbarungen

• Verträge mit freien Mitarbeitern und Subunternehmern

Die häufigsten Beanstandungen

Drei Themen führen erfahrungsgemäß die Liste an:

1. Scheinselbstständigkeit. Ein als frei geführter Mitarbeiter wird als abhängig beschäftigt eingestuft – die teuerste Einzelfeststellung, weil Beiträge rückwirkend nachzuzahlen sind, in der Regel Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil.

2. Geldwerte Vorteile. Dienstwagen ohne sauberes Fahrtenbuch, Sachbezüge über der Freigrenze, Gutscheine ohne korrekte Behandlung.

3. Minijob-Grenzen und Arbeitszeit. Überschrittene Verdienstgrenzen und fehlende Stundenaufzeichnungen – die Aufzeichnungspflicht ist im Minijob- und Mindestlohnbereich streng.

Daneben: falsche Steuerklassen, verspätete Meldungen und nicht dokumentierte Zusatzleistungen. Welche Folgen Fehler grundsätzlich haben, zeigt der Beitrag Risiken falscher Buchhaltung.

So bereiten Sie sich vor

Beginnen Sie mit der Vorbereitung direkt nach der Ankündigung, nicht in der Woche davor:

1. Zeitraum prüfen: Welcher Zeitraum wird geprüft? Danach richtet sich alles Weitere.

2. Stichprobe ziehen: Nehmen Sie sich fünf bis zehn Abrechnungen vor und prüfen Sie sie durch – Auffälligkeiten wiederholen sich meist.

3. Kritische Fälle vorab klären: Freie Mitarbeiter, Dienstwagen, Minijobs. Hier lohnt die Abstimmung mit dem Steuerberater.

4. Unterlagen vollständig bereitstellen, digital und geordnet nach Zeiträumen.

5. Ansprechpartner benennen, der die Fragen des Prüfers bündelt.

Warum digitale Organisation hilft

Digital geführte Lohnunterlagen verkürzen die Prüfung spürbar. Prüfer arbeiten mit digitalen Datensätzen; wer diese sauber bereitstellen kann, hat weniger Rückfragen und kürzere Vor-Ort-Zeiten. Auch für Sie ist der Vorteil greifbar: Ein Nachweis ist in Sekunden gefunden statt im Ordner gesucht. Wie sich der Aufwand insgesamt senken lässt, zeigt der Beitrag Digitale Buchhaltung: Kosten sparen.

Wann sich das Auslagern lohnt

Die Lohnabrechnung gehört zu den Aufgaben, die am häufigsten abgegeben werden – weil sich Beitrags- und Steuersätze laufend ändern und Fehler unmittelbar teuer werden. Ein externer Dienstleister hält die Unterlagen prüfungsfest vor und ist bei der Prüfung Ansprechpartner. Mehr dazu auf der Seite Lohnbuchhaltung und im Überblick Lohnbuchhaltung & Entgeltabrechnung.

Häufige Fragen

Wie oft findet eine Betriebsprüfung der Sozialversicherung statt?
Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber in der Regel mindestens alle vier Jahre (§ 28p SGB IV). Kleinere Betriebe werden teilweise in Stichproben geprüft.

Wird eine Prüfung angekündigt?
Ja. Beide Prüfungen werden schriftlich angekündigt, üblicherweise mit einigen Wochen Vorlauf und mit Angabe des Prüfungszeitraums.

Was ist die teuerste typische Feststellung?
Die Umqualifizierung eines freien Mitarbeiters in ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis, weil Beiträge rückwirkend nachzuzahlen sind. Bei Zweifeln hilft ein Statusfeststellungsverfahren im Vorfeld.

Wie lange muss ich Lohnunterlagen aufbewahren?
Lohnkonten und zugehörige Unterlagen sind mehrere Jahre aufzubewahren; für Buchführungsunterlagen gelten grundsätzlich zehn Jahre. Im Zweifel gilt die längere Frist.

Fazit

Eine Prüfung der Lohnbuchhaltung wird planbar, wenn die Unterlagen vollständig, digital und geordnet vorliegen und die kritischen Fälle – freie Mitarbeiter, Dienstwagen, Minijobs – vorab geklärt sind. Der beste Zeitpunkt für diese Klärung ist nicht die Ankündigung, sondern der laufende Betrieb.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine steuerliche oder sozialversicherungsrechtliche Beratung im Einzelfall.