Wenn du überlegst, Buchhaltung auslagern zu lassen, ist der Übergang zur externen Buchhaltung ein kritischer Moment. Damit der Wechsel reibungslos funktioniert, solltest du strukturiert vorgehen. Hier sind die wichtigsten Schritte, worauf kleine Unternehmen achten sollten, um Buchhaltungskosten und Zeitaufwand Buchhaltung möglichst gering zu halten.

Warum Wechsel sinnvoll ist

Für viele Selbstständige und kleine Unternehmen steigt der Zeitaufwand der Buchhaltung mit wachsendem Geschäft. Rechnungen, Belege, Kassenbuch, Bankkonten – all das raubt oft Stunden pro Woche. Die Entscheidung die Buchhaltung selbst zu machen oder auszulagern kommt oft, dass man erkennt: Innerbetrieblich liegt oft zu wenig Kapazität oder Know-how. Durch das Outsourcen der Buchhaltung kann der Unternehmer sich auf das Kerngeschäft konzentrieren, Fehler reduzieren und langfristig Buchhaltungskosten optimieren. Die Erfahrung zeigt, dass Pauschalangebote für kleine Unternehmen ab etwa 45 €/Monat möglich sind bei bis zu 50 Belegen.

Vorbereitende Maßnahmen für die Übergabe

Damit der Wechsel zur externen Buchhaltung gelingt, sollten folgende Schritte beachtet werden:

1. Bestandsaufnahme aller Belege und Konten

   Erfasse vollständig alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege, Verträge sowie zukünftige Verpflichtungen. Eine gut vorbereitende Buchhaltung reduziert den Zeitaufwand für die Buchhaltung beim neuen Dienstleister.

2. Klare Definition des Umfangs

   Entscheide, was ausgelagert werden soll: laufende Finanzbuchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung, Jahresabschluss oder nur Teilbereiche. Kleine Unternehmen profitieren davon, zunächst nur Teilbereiche auszulagern, um Buchhaltungskosten zu sparen.

3. Software und Datenübergabe

   Ist das bisherige System digital? Gibt es Schnittstellen zu DATEV oder anderen gängigen Buchhaltungsprogrammen? Die Übergabe sollte mit digitalisierten Unterlagen erfolgen, um Dopplungen zu vermeiden und den Aufwand zu senken.

4. Zeitplan und Zuständigkeiten festlegen

   Wer liefert wann welche Daten? Wer ist Ansprechpartner beim neuen Dienstleister? Ein klarer Übergangsplan minimiert Unterbrechungen und reduziert den Zeitaufwand der Buchhaltung.

Worauf bei Kosten achten

• Die Kosten für ausgelagerte Buchhaltung setzen sich meist aus Anzahl der Belege, Umsatz, Komplexität und Häufigkeit der Berichterstattung zusammen.

• Für kleine Unternehmen liegen monatliche Kosten oft im niedrigen bis mittleren zweistelligen Bereich, wenn nur Basisleistungen übernommen werden. Komplettpakete sind höher.

• Sorgfältige Vorbereitung reduziert diese Kosten: Je sauberer und kompletter die übergebenen Unterlagen, desto weniger Nacharbeiten sind nötig.

Übung: Buchhaltung selbst machen oder auslagern?

Ein paar Hinweise helfen bei dieser Entscheidung:

• Wenn du Buchhaltung selbst machen willst, brauchst du Zeit, Software, Schulung und gute Organisation

• steigt der Zeitaufwand Buchhaltung mit jedem zusätzlichen Beleg

• Wenn du Buchhaltung auslagern willst, investierst du in externe Kompetenz, sparst intern Zeit und verringerst Fehlerrisiken

• entstehen laufende Kosten, aber diese sind planbar und meist geringer als interne Fixkosten

Fazit

Die ideale Übergabe zur externen Buchhaltung gelingt, wenn du klar und strukturiert vorgehst: Vollständige Dokumentation, saubere Daten, gute Software und klar definierte Leistungen und Verantwortlichkeiten. So senkst du nicht nur den Zeitaufwand Buchhaltung, sondern auch die Buchhaltungskosten. Für kleine Unternehmen lohnt sich damit oft das Auslagern – und du kannst dich wieder auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren.