Überblick 

Viele Unternehmen stellen sich die Frage, ob Lohnbuchhaltung extern günstiger ist als eine interne Lösung. Die Wahrheit: Es kommt auf Umfang, Mitarbeitendenzahl, Tarifbindung und Sonderfälle an. Dieser Überblick erklärt, wie sich Lohnbuchhaltung extern typischerweise zusammensetzt und welche Faktoren den Preis wirklich beeinflussen. 

Welche Modelle gibt es? 

Im Markt für Lohnbuchhaltung extern dominieren drei Preismodelle. Erstens: Preis pro Abrechnung – ein fixer Betrag je Mitarbeitendem und Monat. Zweitens: Paketlösungen mit Grundgebühr und inkludiertem Kontingent. Drittens: hybride Modelle, die niedrige Basispreise mit zusätzlichen Gebühren für Sonderfälle verbinden. Wichtig ist, Leistungen klar zu definieren, damit Lohnbuchhaltung extern transparent bleibt. 

Realistische Kostenkorridore 

Bei einfachen Fällen (Minijob, keine Zuschläge) bewegt sich Lohnbuchhaltung extern häufig im unteren zweistelligen Bereich pro Abrechnung. Steigt die Komplexität, steigen Aufwand und Preis: Branchenzuschläge, Schichtsysteme, Kurzarbeit oder betriebliche Altersvorsorge erhöhen die Bearbeitungszeit. Zusätzlich können Bescheinigungen, Archivpakete, SLA oder ausgeprägtes Reporting berechnet werden. Entscheidend ist, alle wiederkehrenden und anlassbezogenen Positionen zu betrachten. 

Interne Vollkosten fair gegenrechnen 

Wer Lohnbuchhaltung extern beurteilen will, sollte die wahren internen Kosten kennen: Gehälter inklusive Nebenkosten, Softwarelizenzen, Updates, Schulungen, Qualitätskontrollen, Urlaubs- und Krankheitsvertretung. Hinzu kommt das Risiko von Fehlern und Fristversäumnissen. Lohnbuchhaltung extern bietet hier Skalierbarkeit, klare Zuständigkeiten und ein planbares Service-Level – besonders wertvoll in Wachstumsphasen. 

Qualität, Compliance und Haftung 

Ein großer Vorteil von Lohnbuchhaltung extern ist die Rechtssicherheit. Spezialisten verfolgen Gesetzesänderungen, halten Tarifverträge aktuell und sichern Fristen. Digitale Workflows mit Vier-Augen-Prinzip senken Fehlerquoten. Mit Lohnbuchhaltung extern erhalten Unternehmen dokumentierte Prozesse, revisionssichere Ablagen und klare Ansprechpartner. 

Praxisbeispiel: Mittelständler mit 80 Mitarbeitenden 

Ein Betrieb rechnet intern ab, inkl. Personalkosten, Software und Vertretung. Durch den Wechsel auf Lohnbuchhaltung extern werden Fixkosten teilweise variabel: Abrechnung pro Kopf, Zusatzleistungen nach Bedarf, definierte Reaktionszeiten. Die Geschäftsführung gewinnt Transparenz über Gesamtkosten, spart Administrationszeit und reduziert Ausfallrisiken – ein typischer Effekt, den Lohnbuchhaltung extern ermöglicht. 

Checkliste für Angebote 

Prüfen Sie bei Lohnbuchhaltung extern stets: konkreter Leistungsumfang, Reaktions- und Bearbeitungszeiten, Vertretungsregelungen, digitale Schnittstellen, Datensicherheit, Berichtswesen, Vertragslaufzeiten und Preisstaffeln. Lassen Sie sich eine klare Leistungsmatrix geben. So wird Lohnbuchhaltung extern kalkulierbar, vergleichbar und langfristig steuerbar.