Externe Lohnbuchhaltung kostet in Deutschland als Richtwert 8 bis 20 Euro netto pro Abrechnung und Monat bei Standardfällen, zuzüglich einer Grundgebühr von etwa 20 bis 60 Euro monatlich. Komplexe Fälle mit Tarifbindung, Schichtzuschlägen oder betrieblicher Altersvorsorge liegen höher. Der Preis hängt weniger an der Mitarbeiterzahl als an der Komplexität je Abrechnung.

Welche drei Preismodelle gibt es?

Der Markt arbeitet mit drei Grundmodellen, die sich in der Kostenkurve deutlich unterscheiden:

Die Modelle sind nicht besser oder schlechter, sondern unterschiedlich empfindlich gegenüber Schwankungen. Ein Paketpreis wird teuer, wenn die Belegschaft schrumpft; ein Hybridmodell wird teuer, wenn Sonderfälle die Regel sind.

Was treibt den Preis tatsächlich?

Nicht die Zahl der Mitarbeitenden bestimmt den Aufwand, sondern die Zahl der Ausnahmen. Diese Faktoren verteuern eine Abrechnung spürbar:

• Tarifbindung mit eigenen Lohnarten, Stufen und Stichtagen

• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Schichtmodelle

• Betriebliche Altersvorsorge, Entgeltumwandlung, vermögenswirksame Leistungen

• Sachbezüge wie Dienstwagen, Jobrad, Tankgutscheine, Essenszuschuss

• Pfändungen und Abtretungen

• Kurzarbeit, Altersteilzeit, Entsendungen ins Ausland

• Hohe Fluktuation – jeder Ein- und Austritt kostet mehr als ein laufender Monat

Ein Betrieb mit 40 gleichförmigen Angestelltenabrechnungen ist günstiger als einer mit 15 tarifgebundenen Schichtarbeitern.

Welche Positionen kommen zusammen? Ein Rechenbeispiel

Das folgende Beispiel zeigt einen typischen Handwerksbetrieb mit 25 Mitarbeitenden, davon 5 Minijobs. Alle Werte sind Richtwerte, keine Angebotspreise:

Hochgerechnet ergeben sich rund 4.400 Euro laufende Kosten im Jahr plus einmalige Einrichtung. Pro Mitarbeitendem sind das etwa 175 Euro jährlich.

Wie rechnet man die interne Lösung fair gegen?

Der Vergleich wird nur belastbar, wenn Sie die internen Vollkosten ansetzen – nicht das Gehalt. Dazu gehören:

• Personalkosten inklusive Arbeitgeberanteil, Urlaubs- und Krankheitszeiten

• Softwarelizenz für ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm (Richtwert 30–80 € im Monat)

• Fortbildung, weil sich Beitragssätze, Grenzwerte und Meldepflichten jährlich ändern

• Vertretungsrisiko – fällt die zuständige Person aus, muss trotzdem pünktlich abgerechnet werden

• Fehlerkosten in Form von Säumniszuschlägen und Nachberechnungen

Als grober Orientierungswert: Eine anteilige Stelle für die Entgeltabrechnung kostet inklusive Nebenkosten leicht einen fünfstelligen Betrag im Jahr. Unterhalb von etwa 30 bis 50 Abrechnungen ist die externe Lösung deshalb in aller Regel günstiger. Darüber wird die Rechnung offener – dann entscheidet weniger der Preis als die Frage nach Vertretung, Spezialwissen und Haftungsrisiko. Welche Kosten falsche Abrechnungen verursachen können, zeigt der Beitrag Fehler in der Lohnabrechnung: Diese Folgen drohen.

Worauf Sie beim Angebotsvergleich achten sollten

1. Leistungsmatrix statt Pauschalpreis: Was ist im Preis enthalten, was wird zusätzlich berechnet? Bescheinigungen, Auswertungen und Meldungen an Berufsgenossenschaften sind häufige Zusatzposten.

2. Reaktionszeiten und Vertretung: Bis wann liegt die Abrechnung vor, wer übernimmt bei Ausfall?

3. Schnittstellen: Gibt es eine digitale Zeiterfassungs- und DATEV-Anbindung, oder werden Stunden per E-Mail übermittelt?

4. Datenschutz: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist Pflicht – die Details erläutert der Beitrag zum Datenschutz in der Lohnabrechnung.

5. Leistungsgrenzen: Ein Buchhaltungsbüro darf die laufende Lohnabrechnung übernehmen, aber nicht steuerlich beraten. Was genau erlaubt ist, steht im Beitrag Was ein Buchhaltungsbüro in der Lohnabrechnung leisten darf.

6. Vertragslaufzeit und Ausstieg: Kündigungsfristen und Datenherausgabe beim Wechsel schriftlich regeln.

Häufige Fragen

Was kostet eine einzelne Lohnabrechnung?
Als Richtwert 8 bis 20 Euro netto pro Mitarbeitendem und Monat bei Standardfällen. Minijob-Abrechnungen liegen am unteren Rand, tarifgebundene Schichtabrechnungen deutlich darüber.

Zahle ich auch für Mitarbeitende, die im Monat nicht abgerechnet werden?
Das hängt vom Modell ab. Bei Abrechnung pro Kopf entstehen nur Kosten für tatsächlich erstellte Abrechnungen. Bei Paketpreisen zahlen Sie das Kontingent unabhängig von der Auslastung – fragen Sie diesen Punkt vor Vertragsschluss explizit ab.

Gibt es Zusatzkosten beim Einstieg?
Ja, in der Regel für die Übernahme der Stammdaten und Vorjahreswerte. Richtwert: 200 bis 600 Euro einmalig, abhängig von Datenqualität und Mitarbeiterzahl.

Lohnt sich der Wechsel schon bei fünf Mitarbeitenden?
Meist ja. Der Aufwand für Software, Fortbildung und Fristenkontrolle fällt unabhängig von der Betriebsgröße an und verteilt sich bei kleinen Teams auf sehr wenige Abrechnungen.

Ist die externe Abrechnung auch bei Tarifbindung sinnvoll?
Ja, gerade dann. Tarifliche Lohnarten und Stichtage sind eine typische Fehlerquelle, die spezialisierte Dienstleister mit hinterlegten Tarifwerken abbilden.

Fazit

Die Kostenfrage lässt sich nicht mit einem einzigen Preis beantworten, aber mit einer klaren Struktur: Grundgebühr plus Preis je Abrechnung plus definierte Zusatzleistungen. Wer diese drei Blöcke von jedem Anbieter in gleicher Form abfragt, kann Angebote tatsächlich vergleichen – und stellt der externen Variante die eigenen Vollkosten ehrlich gegenüber.

Wie die Zusammenarbeit bei uns konkret abläuft, erfahren Sie auf der Seite zur externen Lohnbuchhaltung. Weitere Beiträge finden Sie im Ratgeber zur Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung.

Alle Preisangaben sind Richtwerte für den deutschen Markt und ersetzen kein individuelles Angebot.