Die korrekte Rechnungsstellung ist für jedes Unternehmen Pflicht – ganz gleich, ob Sie Produkte verkaufen oder Dienstleistungen anbieten. Doch gerade in kleinen Betrieben kommt es häufig zu formalen Fehlern. Diese können nicht nur zu Verzögerungen bei der Bezahlung führen, sondern im schlimmsten Fall steuerliche Konsequenzen haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Rechnungen richtig schreiben und welche Pflichtangaben keinesfalls fehlen dürfen. 

Warum es wichtig ist, Rechnungen richtig zu schreiben 

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist mehr als nur ein Dokument für Ihre Buchhaltung – sie ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug, schützt vor Rückfragen Ihrer Kunden und signalisiert Professionalität. Wenn Sie Rechnungen richtig schreiben, schaffen Sie Vertrauen und vermeiden unnötige Probleme mit dem Finanzamt. 

Die wichtigsten Pflichtangaben auf einen Blick 

Damit Ihre Rechnung allen gesetzlichen Anforderungen genügt, sollten Sie folgende Punkte unbedingt berücksichtigen: 

1. Vollständiger Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger 

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 

3. Ausstellungsdatum der Rechnung 

4. Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig, systematisch vergeben) 

5. Leistungsbeschreibung (Art und Umfang der Lieferung/Dienstleistung) 

6. Liefer- oder Leistungsdatum (sofern abweichend vom Rechnungsdatum) 

7. Netto-Betrag, Umsatzsteuerbetrag und Brutto-Gesamtbetrag 

8. Angewendeter Steuersatz (z. B. 19 % oder 7 %) 

9. Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend, z. B. Kleinunternehmerregelung) 

Diese Angaben gelten für Rechnungen ab einem Betrag von 250 Euro. Für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro brutto) gelten vereinfachte Regelungen. 

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung 

Auch wenn Sie Rechnungen regelmäßig schreiben, schleichen sich schnell Fehler ein. 
Typische Probleme sind: 

• Unvollständige Angaben (z. B. fehlendes Leistungsdatum) 

• Falsche oder doppelte Rechnungsnummern 

• Fehlerhafte Beträge oder Steuersätze 

• Keine klare Beschreibung der erbrachten Leistung 

• Verspäteter Versand der Rechnung 

Solche Fehler können dazu führen, dass Kunden Zahlungen verzögern oder das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigert. 

So stellen Sie sicher, dass Sie Rechnungen richtig schreiben 

1. Verwenden Sie eine professionelle Vorlage oder Buchhaltungssoftware. 

2. Überprüfen Sie jede Rechnung auf Vollständigkeit, bevor Sie sie versenden. 

3. Verwenden Sie ein nachvollziehbares Nummernsystem (z. B. Jahr-Monat-Nummer). 

4. Halten Sie sich an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (10 Jahre). 

5. Erstellen Sie Rechnungen möglichst zeitnah zur Leistungserbringung. 

Tipp: Wenn Sie regelmäßig ähnliche Rechnungen stellen, nutzen Sie Vorlagen mit Platzhaltern – das spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. 

Rechnungen und GoBD – das sollten Sie wissen 

Auch bei der Rechnungsstellung gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD). Das bedeutet: Ihre Rechnung muss nachvollziehbar, unveränderbar und vollständig archiviert werden. Eine digitale Lösung mit Belegarchiv und Exportfunktion erleichtert diesen Prozess erheblich. 

Fazit: Rechnungen richtig schreiben – einfacher als gedacht 

Wer sich einmal mit den gesetzlichen Anforderungen auseinandersetzt, kann mit wenig Aufwand professionell und rechtssicher abrechnen. Die Einhaltung der Pflichtangaben schützt Sie nicht nur vor Rückfragen oder Rückbuchungen, sondern ist auch die Grundlage für eine saubere Buchhaltung. 

Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung brauchen oder Ihre Rechnungsprozesse optimieren möchten, helfen wir Ihnen gerne weiter – persönlich, digital und zuverlässig.