Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend – zunächst für den Empfang, ab 2026 dann auch für den Versand. Für viele kleine Unternehmen ist das ein großer Schritt in Richtung Digitalisierung, der allerdings gut vorbereitet sein will. In diesem Beitrag erfahren Sie, was hinter der E-Rechnung 2025 steckt, wen die Regelung betrifft und was Sie jetzt tun sollten. 

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist mehr als nur eine Rechnung im PDF-Format. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz, der automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden kann – zum Beispiel im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. 

Wichtig: Ein PDF per E-Mail zählt nicht als echte E-Rechnung im Sinne der neuen Vorschriften. Ab 2025 sind strukturierte elektronische Rechnungen Pflicht – zumindest im B2B-Bereich. 

Die wichtigsten Fristen zur E-Rechnung 2025 

• Ab 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. 

• Übergangsphase 2025–2026: Rechnungen dürfen noch in anderen Formaten gestellt werden – wenn beide Parteien einverstanden sind. 

• Ab 01.01.2026: E-Rechnungen werden für B2B-Verkehr verpflichtend – für alle Unternehmen. 

Ziel der Einführung ist die Effizienzsteigerung in der Buchhaltung sowie die Bekämpfung von Steuerbetrug, insbesondere bei der Umsatzsteuer. 

Wen betrifft die E-Rechnung 2025? 

Grundsätzlich alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen (B2B) in Deutschland stellen. Auch Kleinunternehmen, Handwerksbetriebe oder Onlinehändler sind betroffen – unabhängig von Größe oder Branche. 

Einzige Ausnahme: B2C-Rechnungen (an Privatkunden) und innergemeinschaftliche Leistungen sind zunächst nicht betroffen. 

Was müssen Sie jetzt tun? 

1. Prüfen Sie Ihre aktuelle Rechnungsstellung 
   Erstellen Sie Rechnungen noch mit Word, Excel oder PDF-Generatoren? Dann besteht Handlungsbedarf. 

2. Klären Sie Ihre Software-Fähigkeit 
   Kann Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software bereits E-Rechnungen im richtigen Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) erstellen und empfangen? 

3. Abstimmen mit Kunden & Steuerberater 
   Sprechen Sie mit Ihren Geschäftspartnern und dem Steuerberater über den Umstellungsprozess und Dateiformate. 

4. Schulung & Prozesse anpassen 
   Planen Sie Zeit für Umstellungen, Mitarbeiterschulungen und technische Tests ein. 

Vorteile der E-Rechnung – über die Pflicht hinaus 

• Schnellere Verarbeitung von Belegen 

• Automatische Buchung & Zuordnung 

• Weniger Papier, weniger Aufwand 

• Bessere Kontrolle & weniger Fehler 

• Vorbereitung auf digitale Betriebsprüfungen 

Selbst wenn die Umstellung zur E-Rechnung 2025 anfangs Aufwand bedeutet – sie ist langfristig ein Gewinn für Effizienz und Transparenz. 

Unser Service: Fit für die E-Rechnung 2025 

Als digitaler Buchhaltungsservice helfen wir kleinen Unternehmen, sich frühzeitig auf die E-Rechnung 2025 vorzubereiten: 

• Auswahl geeigneter Tools 

• Unterstützung bei der Umstellung 

• Integration in bestehende Prozesse 

• Zusammenarbeit mit Steuerberatern 

Jetzt kostenlos beraten lassen 

Warten Sie nicht bis zur letzten Minute – wir helfen Ihnen, die Umstellung auf die E-Rechnung 2025 reibungslos und rechtssicher zu gestalten.