Die Lohnabrechnung ist eine Pflichtaufgabe für jedes Unternehmen mit Mitarbeitenden. Sie dient nicht nur der korrekten Auszahlung von Löhnen und Gehältern, sondern erfüllt auch zahlreiche rechtliche Anforderungen. Eine fehlerfreie, termingerechte Entgeltabrechnung schafft Vertrauen bei Mitarbeitenden und schützt vor Nachzahlungen oder Bußgeldern. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Lohnabrechnung korrekt erstellen. 

1. Mitarbeiterdaten erfassen
Grundlage jeder Lohnabrechnung ist die vollständige Erfassung der relevanten Daten. Dazu gehören: 

• Persönliche Daten wie Name, Adresse, Steuer-ID 

• Sozialversicherungsnummer und Krankenkasse 

• Steuerklasse und Kinderfreibeträge 

• Arbeitsvertragliche Informationen (Lohnart, Arbeitszeit, Urlaubstage etc.) 

Diese Daten werden meist in einer Lohnbuchhaltungssoftware wie ADDISON OneClick gepflegt und verarbeitet. 
 
2. Arbeitszeiten und Abwesenheiten dokumentieren 
Für eine korrekte Abrechnung müssen auch die geleisteten Stunden sowie Urlaube, Feiertage und Krankheitszeiten erfasst werden. Digitale Zeiterfassungssysteme erleichtern diesen Schritt erheblich. Die laufende Lohnbuchhaltung basiert auf diesen Informationen. 
 
3. Bruttolohn berechnen 
Im nächsten Schritt wird der Bruttolohn ermittelt – entweder als Festgehalt oder auf Basis der Stundenanzahl. Zuschläge (z. B. für Nachtarbeit), Prämien oder geldwerte Vorteile werden hier ebenfalls berücksichtigt. 
 
4. Abzüge berechnen 
Nun folgen die gesetzlich vorgeschriebenen Abzüge: 

• Lohnsteuer 

• Solidaritätszuschlag 

• Kirchensteuer (falls zutreffend) 

• Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung 

Die genaue Berechnung erfolgt auf Grundlage der aktuellen Beitragssätze und individuellen Mitarbeiterdaten. 
 
5. Nettolohn ermitteln und auszahlen 
Nach Abzug aller gesetzlichen und freiwilligen Beiträge ergibt sich der Nettolohn. Dieser wird fristgerecht auf das Konto des Mitarbeitenden überwiesen – in der Regel bis zum Monatsletzten. 
 
6. Lohnabrechnung erstellen und bereitstellen 
Die fertige Lohnabrechnung wird erstellt und dem Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt – digital über ein Abrechnungsportal wie ADDISON OneClick oder als PDF. 
 
7. Meldungen und Zahlungen durchführen 
Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, verschiedene Meldungen zu versenden: 

• Beitragsnachweise an die Krankenkassen 

• Lohnsteueranmeldung ans Finanzamt 

• ggf. elektronische Entgeltbescheinigungen 

Außerdem müssen die einbehaltenen Beträge fristgerecht an die zuständigen Stellen abgeführt werden. 

Fazit: 

Die Erstellung der Lohnabrechnung ist ein komplexer Prozess, der fundierte Kenntnisse im Steuer-, Sozial- und Arbeitsrecht erfordert. Unternehmen, die die laufende Lohnbuchhaltung selbst erledigen, sollten auf digitale Lösungen setzen und interne Abläufe genau dokumentieren. Alternativ bietet sich das Auslagern der Lohnbuchhaltung an – für eine rechtssichere und effiziente Entgeltabrechnung.