Die digitale Belegbuchung bezeichnet die Erfassung und Verarbeitung von Belegen (z. B. Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge) in elektronischer Form innerhalb einer Buchhaltungssoftware. Anstatt Papierbelege manuell zu verbuchen, werden Belege eingescannt, hochgeladen oder elektronisch über Schnittstellen übermittelt und anschließend automatisch oder halbautomatisch verbucht. Dadurch werden Buchungsprozesse beschleunigt, Fehler reduziert und die Nachvollziehbarkeit verbessert.
Rechtlich ist die digitale Belegbuchung an die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gebunden. Nach § 238 HGB sind Kaufleute verpflichtet, Geschäftsvorfälle nachvollziehbar zu dokumentieren. Zudem gelten die Vorgaben der GoBD, die festlegen, dass elektronische Belege vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar erfasst und archiviert werden müssen. Die digitale Belegbuchung erfüllt diese Anforderungen, wenn sie revisionssicher umgesetzt wird.
