Ein automatischer Buchungsbeleg entsteht, wenn Buchungen in der Buchhaltung durch das System selbst erzeugt werden, ohne dass der Anwender manuell eingreift. Typische Beispiele sind automatische Umsatzsteuerbuchungen, periodische Abgrenzungen, Abschreibungen oder automatisch generierte Gegenbuchungen. Ziel ist eine fehlerfreie, effiziente und nachvollziehbare Abbildung von Geschäftsvorfällen im Rechnungswesen.
Die Grundlage für die Ordnungsmäßigkeit solcher Buchungen ergibt sich aus den handelsrechtlichen Vorschriften zur Buchführung (§§ 238 ff. Handelsgesetzbuch – HGB) sowie den steuerrechtlichen Vorgaben, insbesondere den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Wichtig ist, dass auch automatisch erzeugte Buchungsbelege revisionssicher dokumentiert, nachvollziehbar und prüfbar sind.
