Fehler in der Lohnabrechnung führen in erster Linie zu Nachzahlungen und Säumniszuschlägen – auf rückständige Sozialversicherungsbeiträge fallen nach § 24 SGB IV ein Prozent je angefangenem Monat an. Hinzu kommen mögliche Bußgelder, arbeitsrechtliche Ansprüche der Beschäftigten und im Extremfall strafrechtliche Konsequenzen. Weil Beitragsansprüche erst nach vier Jahren verjähren, treffen viele Fehler den Betrieb erst Jahre später in der Betriebsprüfung.

Welche Fehler treten am häufigsten auf?

Die Mehrzahl der Beanstandungen betrifft nicht komplizierte Sonderfälle, sondern Routineangaben:

• Falsche oder veraltete Steuermerkmale – die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) wurden nicht abgerufen oder Veränderungen nicht übernommen

• Vergessene oder falsch behandelte Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit

• Falsch bewertete Sachbezüge wie Dienstwagen, Jobrad oder Tankgutscheine

• Nicht erkanntes Überschreiten der Minijob-Grenze, die an den Mindestlohn gekoppelt ist und jährlich steigt

• Nicht berücksichtigte Mehrfachbeschäftigung, die die Beitragspflicht verändert

• Verspätete oder unterlassene Meldungen im SV-Meldewesen, etwa bei Elternzeit oder längerem Krankengeldbezug

• Falsche Behandlung der Entgeltfortzahlung bei Krankheit über sechs Wochen hinaus

Auffällig ist: Fast alle diese Punkte entstehen nicht in der Abrechnungssoftware, sondern davor – bei der Übergabe von Personalinformationen.

Welche finanziellen Folgen entstehen konkret?

Besonders unangenehm ist die Kombination aus Nachforderung und Säumniszuschlag: Bei einem vier Jahre zurückliegenden Fehler summiert sich der Zuschlag auf rund 48 Prozent der nachzuzahlenden Beiträge.

Warum trifft der Arbeitgeber die Beitragslast doppelt?

Bei einer Nachforderung schuldet der Arbeitgeber grundsätzlich den Gesamtsozialversicherungsbeitrag – also Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil. Den Arbeitnehmeranteil kann er nur begrenzt zurückfordern: Ein Abzug ist im Regelfall nur bei den nächsten drei Entgeltabrechnungen zulässig, und auch nur, wenn der unterbliebene Abzug nicht vom Arbeitgeber zu vertreten ist.

Dasselbe Muster gilt bei zu viel ausgezahltem Nettoentgelt. Fordert der Betrieb das Geld zurück, können sich Beschäftigte unter Umständen auf Entreicherung nach § 818 Abs. 3 BGB berufen – das Geld ist verbraucht, der Rückforderungsanspruch läuft ins Leere. Fehler nach oben sind damit fast immer teurer als Fehler nach unten.

Welche nicht-finanziellen Folgen werden unterschätzt?

Zu wenig gezahltes Entgelt begründet einen arbeitsrechtlichen Nachzahlungsanspruch – häufig begrenzt durch tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen von drei Monaten, die der Betrieb selbst nicht geltend machen kann. Fehlerhafte Bescheinigungen verzögern zudem Krankengeld, Elterngeld oder Arbeitslosengeld der Beschäftigten, was regelmäßig zu Beschwerden führt.

Hinzu kommt ein Vertrauensschaden, der sich nicht beziffern lässt: Wiederholte Fehler in der Gehaltsabrechnung gehören in Mitarbeiterbefragungen zu den häufig genannten Unzufriedenheitsgründen – gerade weil sie als vermeidbar wahrgenommen werden.

Wann fallen die Fehler auf?

Meist erst in der Betriebsprüfung. Die Deutsche Rentenversicherung prüft Arbeitgeber turnusmäßig etwa alle vier Jahre; das Finanzamt führt Lohnsteuer-Außenprüfungen durch. Beide Prüfungen greifen auf denselben Zeitraum zu, in dem die Fehler bereits verzinst mitgelaufen sind.

Daraus folgt die wichtigste Regel: Der Zeitpunkt, an dem ein Fehler entdeckt wird, entscheidet über die Höhe der Kosten – nicht der Fehler selbst.

Sechs Maßnahmen, die Fehler nachhaltig reduzieren

1. Eintritts- und Austritts-Checkliste verbindlich einführen, inklusive Abfrage weiterer Beschäftigungen.

2. Feste Abgabefrist für Stunden, Zuschläge und Veränderungen – mit einem klaren Stichtag im Monat.

3. Vier-Augen-Prinzip vor der Freigabe, mindestens bei Ein- und Austritten sowie Einmalzahlungen.

4. Plausibilitätsvergleich Monat zu Monat: Abweichungen über einem Schwellenwert werden geprüft, nicht nur gebucht.

5. Jahreswechsel als eigenes Projekt behandeln: Beitragsbemessungsgrenzen, Mindestlohn, Minijob-Grenze und Sachbezugswerte ändern sich regelmäßig zum 1. Januar.

6. Meldeprotokolle systematisch prüfen, statt nur die Übermittlung zu bestätigen – mehr dazu im Beitrag zum SV-Meldewesen.

Häufige Fragen

Wie lange kann die Rentenversicherung Beiträge nachfordern?
Vier Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Beiträge fällig geworden sind. Bei vorsätzlich vorenthaltenen Beiträgen verlängert sich die Frist auf 30 Jahre (§ 25 SGB IV).

Kann ich zu viel gezahltes Gehalt zurückfordern?
Grundsätzlich ja, in der Praxis häufig nur eingeschränkt. Beschäftigte können sich unter Umständen auf Entreicherung berufen, wenn sie den Betrag gutgläubig verbraucht haben.

Wer haftet, wenn ein externer Dienstleister den Fehler verursacht hat?
Gegenüber Finanzamt und Sozialversicherungsträgern haftet der Arbeitgeber. Im Innenverhältnis kann ein Regressanspruch gegen den Dienstleister bestehen – welche Aufgaben dieser überhaupt übernehmen darf, erläutert der Beitrag Was ein Buchhaltungsbüro in der Lohnabrechnung leisten darf.

Muss ich eine falsche Abrechnung rückwirkend korrigieren?
Ja. Fehlerhafte Abrechnungen und Meldungen sind zu stornieren und neu zu erstellen. Eine freiwillige Korrektur vor der Prüfung ist in nahezu jedem Fall die günstigere Variante.

Ab wann wird aus einem Fehler eine Straftat?
Wenn Beiträge vorsätzlich nicht abgeführt werden. Fahrlässige Rechenfehler fallen nicht unter § 266a StGB, systematisches Nichtabführen dagegen schon.

Fazit

Das eigentliche Risiko liegt nicht in der einzelnen falschen Zahl, sondern in der Zeit: Ein unentdeckter Fehler verzinst sich über Jahre und trifft den Betrieb gebündelt in der Betriebsprüfung. Wirksam sind deshalb weniger Kontrollen im Nachhinein als saubere Prozesse davor – feste Fristen, vollständige Stammdaten und ein Vier-Augen-Blick vor der Freigabe.

Weitere Beiträge finden Sie im Ratgeber zur Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung. Wenn Sie die Abrechnung abgeben möchten, erfahren Sie auf der Seite zur externen Lohnbuchhaltung, wie wir arbeiten.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.