Ein Buchhaltungsbüro darf die laufende Lohnabrechnung einschließlich der Lohnsteuer-Anmeldungen übernehmen – diese Befugnis ergibt sich aus § 6 Nr. 4 Steuerberatungsgesetz (StBerG). Nicht erlaubt sind steuerliche Beratung, rechtliche Bewertungen und alles, was über die Ausführung hinausgeht. Die Grenze verläuft also zwischen rechnen und melden auf der einen und beraten und bewerten auf der anderen Seite.

Welche gesetzliche Grundlage gilt?

Das Steuerberatungsgesetz verbietet die geschäftsmäßige Hilfeleistung in Steuersachen grundsätzlich – mit ausdrücklichen Ausnahmen. § 6 Nr. 4 StBerG nennt drei Tätigkeiten, die auch ohne Steuerberaterzulassung ausgeübt werden dürfen: das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, die laufende Lohnabrechnung und das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen.

Voraussetzung ist eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Vorbildung sowie mindestens dreijährige praktische Berufserfahrung im Buchhaltungswesen in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden. Diese Qualifikation ist keine Formalie, sondern die Bedingung für die Zulässigkeit der Tätigkeit.

Ein zweiter Rahmen kommt hinzu: Das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) begrenzt zusätzlich, was an rechtlicher Prüfung erlaubt ist. Auch hier gilt: Ausführung ja, rechtliche Bewertung des Einzelfalls nein.

Was ein Buchhaltungsbüro konkret übernehmen darf – und was nicht

Die rechte Spalte ist kein Qualitätsmangel, sondern eine bewusste gesetzliche Aufgabenteilung. Ein gutes Buchhaltungsbüro erkennt diese Fälle früh und verweist an den Steuerberater oder Fachanwalt.

Wo die Abgrenzung im Alltag wirklich schwierig wird

Die Grauzone liegt selten bei offensichtlichen Beratungsfragen, sondern in Nebensätzen. Drei typische Situationen:

1. Der Dienstwagen. Die Versteuerung nach der Ein-Prozent-Regel abzurechnen ist Ausführung und damit erlaubt. Die Frage, ob Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regel günstiger ist, ist Beratung.

2. Der freie Mitarbeiter. Eine gemeldete Beschäftigung abzurechnen ist erlaubt. Die Einschätzung, ob ein Auftragsverhältnis tatsächlich sozialversicherungsfrei ist, ist es nicht – dafür existiert das Statusfeststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung.

3. Die Entgeltumwandlung. Die vereinbarte Umwandlung korrekt abzubilden ist Ausführung. Die Empfehlung eines bestimmten Durchführungswegs ist Beratung.

Die Faustregel: Sobald die Antwort lautet „Das kommt darauf an", ist die Grenze erreicht.

Wer haftet wofür?

Die rechtliche Verantwortung für die Richtigkeit der Lohnabrechnung bleibt beim Arbeitgeber. Er schuldet die korrekte Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen; ein Dienstleister tritt nicht an seine Stelle. Das Buchhaltungsbüro haftet für die ordnungsgemäße Ausführung des übertragenen Auftrags im Rahmen des Vertrags und seiner Berufshaftpflicht.

Praktisch bedeutet das: Die Datenqualität liegt beim Unternehmen, die Verarbeitung beim Dienstleister. Welche Konsequenzen aus Fehlern entstehen können, beschreibt der Beitrag Fehler in der Lohnabrechnung: Diese Folgen drohen.

Woran Sie ein seriöses Buchhaltungsbüro erkennen

• Es benennt seine Grenzen von sich aus und arbeitet mit Steuerberatern zusammen, statt Beratungsfragen selbst zu beantworten.

• Der Vertrag enthält eine klare Leistungsbeschreibung mit Zuständigkeiten und Terminen.

• Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO – mehr dazu im Beitrag zum Datenschutz in der Lohnabrechnung.

• Es weist eine Berufshaftpflichtversicherung nach.

• Es arbeitet mit einem systemgeprüften Abrechnungsprogramm und dokumentiert die Meldeprotokolle nachvollziehbar, wie im Beitrag zum SV-Meldewesen beschrieben.

• Es regelt Vertretung und Reaktionszeiten verbindlich.

Häufige Fragen

Darf ein Buchhaltungsbüro die Lohnsteuer-Anmeldung abgeben?
Ja. Das Fertigen der Lohnsteuer-Anmeldungen ist in § 6 Nr. 4 StBerG ausdrücklich als erlaubte Tätigkeit genannt.

Darf es Meldungen an die Krankenkassen übermitteln?
Ja. Das Sozialversicherungsmeldewesen fällt nicht unter das Steuerberatungsgesetz. Erforderlich ist eine entsprechende Vollmacht des Arbeitgebers.

Kann ein Buchhaltungsbüro meinen Betrieb bei einer Betriebsprüfung begleiten?
Es darf Unterlagen aufbereiten und Auskünfte zur Abrechnungstechnik geben. Die Vertretung gegenüber dem Finanzamt bleibt Steuerberatern und anderen befugten Personen vorbehalten. Bei Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung ist die Mitwirkung weiter möglich.

Was passiert, wenn ein Anbieter die Grenzen überschreitet?
Unbefugte Hilfeleistung in Steuersachen kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Für das beauftragende Unternehmen ist vor allem relevant, dass fehlerhafte Auskünfte nicht durch eine Steuerberaterhaftung gedeckt sind.

Brauche ich zusätzlich einen Steuerberater?
Für Jahresabschluss, Steuererklärungen und Gestaltungsfragen ja. Für die laufende Entgeltabrechnung ist ein qualifiziertes Buchhaltungsbüro eine vollwertige und meist günstigere Lösung – ein Kostenvergleich findet sich im Beitrag Wie viel kostet Lohnbuchhaltung extern?.

Fazit

Ein Buchhaltungsbüro deckt die laufende Lohnabrechnung rechtlich vollständig ab – von der monatlichen Abrechnung über die Sozialversicherungsmeldungen bis zur Lohnsteuer-Anmeldung. Beratung, rechtliche Bewertung und Vertretung gehören nicht dazu. Wer diese Aufteilung von Anfang an vertraglich abbildet, bekommt eine klare, belastbare Zusammenarbeit ohne Grauzonen.

Einen Überblick über alle Beiträge dieses Themenbereichs bietet der Ratgeber zur Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick zur Rechtslage und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.