OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) wandelt gescannte Belege, PDFs oder Bilddateien in durchsuchbaren Text um und bildet damit das Eingangstor für die digitale Belegverarbeitung in der Buchhaltung. Moderne Systeme lesen Kopf- und Positionsdaten aus, prüfen Plausibilitäten und übergeben die Informationen an Workflow, Kontierung und Archiv. So sinken manuelle Erfassungsfehler, Durchlaufzeiten und Kosten – ideal in Kombination mit Regeln, Dublettenchecks und geprüften Stammdaten.

Rechtlich wichtig: Digital verarbeitete Rechnungen müssen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar geführt, protokolliert und aufbewahrt werden (GoBD). Das betrifft insbesondere Protokolle von Verarbeitungsschritten, Verfahrensdokumentation sowie geordnete, zeitgerechte Aufzeichnungen – Anforderungen, die sich aus HGB/AO und den GoBD ergeben. Für OCR-gestützte Prozesse heißt das: revisionssichere Ablage, lückenlose Protokolle und klare Zuständigkeiten in Buchhaltung und ggf. Lohnbuchhaltung (z. B. bei Reisekostenbelegen).

Quellen:

• HGB § 239 – Führung der Handelsbücher

• AO § 146 – Ordnungsvorschriften für die Buchführung

• BMF – GoBD (aktualisierte Fassung/Änderung, 11.03.2024, inkl. PDF).

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