Die Rechnungsfreigabe ist ein Prozessschritt in der Rechnungsbearbeitung, bei dem eine Rechnung nach Prüfung von zuständigen Personen oder Abteilungen freigegeben wird. Erst nach dieser Freigabe darf sie in der Buchhaltung verbucht und zur Zahlung angewiesen werden. Ziel ist die Vermeidung von Fehlern und unberechtigten Zahlungen.
In der Lohnbuchhaltung ist die Rechnungsfreigabe relevant, wenn externe Personalabrechnungs- oder Dienstleisterrechnungen geprüft werden. Rechtlich ergibt sich die Pflicht zur ordnungsgemäßen Dokumentation aus § 239 HGB sowie aus den GoBD. Digitale Rechnungsfreigaben mit Prüf- und Freigabe-Workflows erhöhen Transparenz und Nachvollziehbarkeit erheblich.
