Gemeinkosten sind Kosten, die nicht direkt einem einzelnen Produkt, Auftrag oder Kunden zugeordnet werden können. Typische Beispiele sind Miete, Energiekosten, Verwaltungskosten oder Gehälter von Mitarbeitern in der Verwaltung. Im Gegensatz zu Einzelkosten, die unmittelbar einem Kostenträger zurechenbar sind, müssen Gemeinkosten über Umlageschlüssel oder Verteilungsmethoden den Kostenstellen und Kostenträgern zugeordnet werden. In der Buchhaltung und insbesondere in der Kosten- und Leistungsrechnung sind sie ein wesentlicher Bestandteil für die Kalkulation, Budgetierung und Preissetzung.
Die rechtliche Grundlage zur Erfassung von Gemeinkosten findet sich nicht explizit im HGB, sondern in den allgemeinen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) sowie in der Kostenrechnung, die als internes Steuerungsinstrument gilt. Für steuerliche Zwecke sind jedoch auch Gemeinkosten relevant, da sie als Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG abzugsfähig sind. In der Praxis werden Gemeinkosten mithilfe der Kostenstellenrechnung oder Zuschlagssätze verteilt. Dadurch lassen sich Wirtschaftlichkeit, Rentabilität und die tatsächliche Belastung einzelner Produkte oder Dienstleistungen besser ermitteln.
